论藏品管理信息系统的开放应用

摘要:藏品管理信息系统是博物馆信息化管理中的基础系统,维系着文物保护、考古学研究、陈列展览、文创服务等博物馆重要职能的开展。长期以来博物馆的藏品管理信息系统囿于藏品的数据管理、影像管理、库房管理等方面,功能发挥不够完善。本文从藏品管理信息系统的本质和博物馆的基础功能出发,围绕着文物保护、考古学研究、陈列展览、文创服务等方面提出了基于藏品管理信息系统的开放应用,促进藏品管理信息系统真正成为博物馆业务开展的资源发动机。
主题词:藏品管理,开放

一.藏品管理信息系统的基础资源性质
2007年国际博协在维也纳修订通过的《国际博物馆协会章程》认为“博物馆是一个为社会及其发展服务的、向公众开放的非营利性常设机构,为教育、研究、欣赏的目的征集、保护、研究、传播并展出人类及人类环境的物质及非物质遗产”;我国《博物馆管理办法》定义“博物馆是指收藏、保护、研究、展示人类活动和自然环境的见证物,经过文物行政部门审核、相关行政部门批准许可取得法人资格,向公众开放的非营利性社会服务机构”。国家文物局根据博物馆的“藏品管理”、“科学研究”、“陈列展览与社会教育”、“公共关系与服务”和“博物馆共管理与发展建设”五项内容的评估,将全国博物馆划分成了一、二、三级博物馆,并根据这种划分开展对博物馆运行效果的评估。由此可见,藏品是博物馆存在的必要充分条件,博物馆的大量业务活动均需要围绕着藏品展开。

博物馆藏品是博物馆根据本馆的性质、特点、任务,按一定标准有计划入藏的具有历史、艺术、科学价值的文物、自然标本和实物资料等,它是国家宝贵的科学文化财产,是博物馆业务活动的物质基础[吕军编著,藏品管理学,吉林大学出版社,1996年],是反映人类和环境发展过程、具有历史、艺术、科学价值的物证。

现代博物馆学工作者认为,博物馆藏品是全面反映人类和人类生存环境的现状及发展的实物证据,与以前对博物馆藏品的认识相比较,藏品的内涵更为深化,外延更为扩展。主要表现为:1、博物馆藏品不再仅仅是自身存在的反映,它还是实物所蕴涵、表现、传达和映射的丰富的信息的载体;2、不再仅仅是实物现状的表现,还是其存在过程中质地、结构、重量和外观等要素变化的记录;3、博物馆藏品不仅包括实物,也包括反映和记录客观真实存在和发生的现象与过程的非实物记录。4、馆藏品与其说是静止不变的物,不如说是以实物为外在表现和检索标志的信息组。博物馆藏品是博物馆工作的重要信息资源。与博物馆工作人员结合才能充分发挥其科研、教育和流传后世的社会作用。博物馆藏品的价值体现在客观、真实、典型及其携带的信息含量上[南京博物院,博物馆产品保管指南,待刊稿]。

中国博物馆的信息化建设就是肇始于对藏品信息的管理,早期几家大型博物馆根据自己馆藏的分类情况各自建立了自己的藏品管理信息系统,如上海博物馆、南京博物院、故宫博物院等,采集的数据包含了藏品征集、入藏、登录、注销、提取、退还、保护、鉴定等环节中由管理所产生的一系列数据,初始的目的就是实现快速的检索、统计,提高工作效率。

随着信息技术的社会化普及性发展,全国绝大多数博物馆都要求实施藏品管理信息系统,但却面临着艰巨的困难,即各馆藏品分类、命名等标准的不统一,导致难以研发全国博物馆通用的藏品管理信息系统软件。2001年国家文物局首先确定了山西、河南、辽宁、甘肃4个试点省份,从馆藏文物、古建筑、大遗址、石窟石刻等不同方面,开展全国性文物信息化建设的探索工作,共采集馆藏文物数据记录457822条,涉及文物1546854件,其中馆藏一级文物12990件,馆藏三级以上文物380233件,初步建立了完备的国家文物局一级文物数据库和试点省馆藏珍贵文物数据库。在此基础上,为满足各馆在藏品管理信息系统应用中有关数据采集著录的具体要求,国家文物局组织编制了《博物馆藏品信息指标著录规范》,并对2001年颁发试行的《博物馆藏品信息指标体系规范(试行)》做了必要的补充。

《博物馆藏品信息指标著录规范》采取层级分类法将博物馆藏品信息指标分为指标群、指标集和指标项三个层级,整个藏品信息指标体系包括了3个指标群、33个指标集和139个指标项。博物馆藏品的种类过于繁杂,世界上所有的东西都有可能成为博物馆的藏品,但不可能只有一套标准就能规范世界上的万事万物,因此很难将所有藏品以统一的标准进行数字化处理。鉴于此,《博物馆藏品信息指标著录规范》中规定了馆藏文物最基本、最常用的一些属性,并对每一项属性都做出了详细的解释,这就是包括了文物名称、年代、质地、数量、尺寸等在内的大部分藏品所共有属性的23个必须采集的指标项。从第一次全国可移动文物普查的数据汇总要求和上报情况来看,各个博物馆的藏品管理信息系统中都会包含这23个指标项,如下表:

项目        对应指标      录入方式      长度      数据类型
原名        *A0101        填写        不限制        文本
名称        *A0102        填写        不限制        文本
文物类别  *A0211          选择        50           文本
年代        *A0310        填写          50          文本
地域        *A0410        填写          200          文本
质地类别  *A0601          选择        50           文本
完残程度  *A1001          选择        20           文本
尺寸单位  *A1612          选择        20           文本
尺寸        *A1611        填写        50        文本
质量单位  *A1001          选择        50           文本
质量        *A1631        填写        50        数据
实际数量  *A1701         填写         50         数据
实际数量单位 *A1702    填写        20        文本
传统数量  *A1711        填写        50        数据
传统数量单位 *A1712    填写        20        文本
来源        *B0101        选择        50        文本
收藏单位     *B0201        填写        100        文本
总登记号     *B0213        填写        50        文本
入藏日期     *B0214        填写        10        文本
藏品级别     *B0401        选择        20        文本
当前状况     *B0501        填写        不限长        文本
当前保存条件 *B0503      填写        不限长        文本
保护优先等级 *B0601        选择     20        文本

作为博物馆一般性的藏品数据资源管理,这23个指标项只能满足藏品管理最基本的需要,连库房管理都无法实现,更遑论延伸应用。有许多中小型博物馆早期均依赖国家文物局委托开发的“馆藏文物信息管理系统软件”开展藏品的信息化管理,藏品数据资源的录入工作也多半是由藏品保管部门承担,或限于研究和技术水平,很多指标项没有填写,加之博物馆藏品保管部门的传统观念,使得藏品数字化资源得不到大范围、深入的应用,甚至很多博物馆的其他业务部门也无法通过内部网络自主浏览这些信息。随着信息化应用的深入发展和社会公众对博物馆资源越来越强烈的需求,这种传统的藏品信息资源管理模式已开始可能成为博物馆发展的绊脚石。

二.藏品管理信息系统的开放应用范畴
为了解决这个问题,实现藏品管理信息系统成为博物馆业务开展资源发动机的目的,就必须扩展藏品管理信息系统的建设模式,扩大开放应用范围。博物馆藏品数据信息的最大特点在于它是沉淀式的:首先这些数字化的资源来源于原有的纸质文物账簿、卡片,并且在录入或今后的编辑过程中不允许轻易修改,必须保留原始的内容;其次这些数据资源是随着研究、应用、保护的发展而逐步添加的;第三这些数据资源的流动性很小、增长缓慢;第四这些数据包含众多专业学科领域。根据这些特点,我们就能够得到藏品管理信息系统的开放应用范畴。

1.藏品基础资源和库房管理
毋庸置疑,博物馆的藏品管理部门是建设藏品管理信息系统的责任部门,承担了从藏品纸质档案到电子档案的转化工作,并且在目前规定下,还必须同时保留对应的纸质档案;对于大中型博物馆或藏品种类丰富、数量众多的博物馆来说,还承担有藏品库房管理的责任,因此在一这方面,藏品保管部门承担的主要任务是将已有的纸质档案内容转化为数字化的藏品档案,负责藏品的入藏、登录、注销、提取、退还,并承担文物库房管理,使得藏品按科学方法上架,妥善庋藏。

以上这些内容均包含在《博物馆藏品信息指标著录规范》的139个指标项中,但保管部门无力也无需独立承担很多专业指标项的编撰、著录,因此就要求至少对本馆开放藏品管理信息系统,一方面为其他业务的开展提供文物资源,一方面通过其他部门的专业研究,补充、完善藏品管理信息系统的内容。

2.文物保护数据资源
文物保护包含预防性保护和修复性保护两大方面,因此一是要控制合适的环境,将藏品和标本的自然损害减到最少;另一是抑制损害并促使其处于稳定可控的状态,防止损害的进一步扩展。文物保护是一项专业性技术工作,在保护和修复过程中,涉及到大量物理、化学的技术手段应用,并且还要长期跟踪分析保护修复结果的变化,不断修正在材料、工艺等方面发现的问题。因此,《博物馆藏品信息指标著录规范》中的“保护优先等级”、“保护措施”、“保护技术类别”、“保护记录”、“保护经费预算”、“保护经费结算”等指标项就应该由文物保护部门编篡、填写。同时,为了及时发现或者有针对性、系统地对馆藏文物开展文物保护工作,藏品管理信息系统需要向文物保护部门开放,以利于他们及时掌握馆藏的变化情况,及时发现问题、解决问题。

3.考古学研究服务与资源管理
考古学研究是一门专业的学科,我国历史文化综合类博物馆的藏品主要就是来源于田野考古发掘。田野工作完成后,有一个较为繁琐、长期的出土物室内整理过程,这个过程的基本研究方法依靠的是器物类型学研究,要求将不同文化层、遗迹中的出土物按种类、形制、质地等条件分别排列,探索期间隐藏的发展线索,并佐照其他学科、方法、遗址的研究结果,在顺序描述了田野考古经过和全部出土物后,得出能够合理说明遗物、遗迹现象的结论,完成考古发掘报告的编写。其后,这些出土物将移交博物馆,博物馆按照环境温湿度易于统一调整控制的原则,将考古出土物按质地分类置入不同的库房。这样就产生了一个影响学术研究和展览质量的重大问题。

首先,考古工作者在发掘过程中,严格以不同的文化层为年代标尺,以遗迹(如墓葬、房址、灰坑)为单位,一层一层地剥离覆盖物,将出土物聚集呈现出来,共同表现所处的时代、族群、地域、文化等方面的特征,这时候的见证物被称为考古出土物;其次,进入博物馆后,大部分的博物馆按照质地将考古出土物分别入藏到不同的库房,如石器库房、玉器库房、瓷器库房、金属器库房、漆木器库房等,依靠藏品总登帐、分类帐维系联系,这时候见证物被称为藏品;第三,策展人依据选题构思、内容策划、空间尺寸、形式设计、保护条件、研究结果等方面的要求和限制,从藏品中遴选出一批进入展厅,形成面向公众展示的展览,这时候见证物被称为展品。即使是征集、购买来的藏品也有可能出现相关性,如出自同一人、同一派别、同一地域、同一时期的物品。如果维系这些出土物之间联系的总登记号、分类号出现错误或丢失后,它们就失去了作为见证物所具有的大部分意义,如同刑事侦查中的证物链断开了一样,不再具有考古学意义,其中一部分成为了带有时代、艺术、工艺特点的古董,而大部分几乎沦为“废物”,长期隐匿于库房之中。这绝不是危言耸听,我国很多博物馆都开始出现了这样的现象,一个最突出的例子就是许多博物馆都认为自己可用于展出的精品不多,哪怕是藏品数量已经非常丰富,这就是将见证物仅当作古董、艺术品看待,并且对那些看似没有什么艺术欣赏价值的器物缺乏深入的学术研究,无法将其再转化为活生生见证物的表现。

为了尽量避免这种现象,丰富藏品管理信息系统的资源性内容,并促使其向动态发展,并逐步完善,就必须向考古专业部门开放藏品管理信息系统,让专业人员能够接触到这些文物资源,并不间断地对其进行研究,更新认识,不仅能推动考古学的发展,还能不断完善藏品指标项内容,进而能够促进改变目前历史文化类博物馆展览追求艺术性和形式装饰强于学术性、知识性的现象。

4.陈列展览服务和资源管理
公共博物馆之所以存在的主要理由就是利用藏品通过展览的形式向社会公众提供精神文化产品,进而持续服务社会。

博物馆展览的主角是藏品,是策展人按照一定的展览主题要求,将一连串相关的藏品以某种顺序串联起来形成的。笔者向来认为博物馆是过往人类和自然历史的信息资源集散地,所展现的展品蕴含了过往社会中大量的信息,这些信息的载体是由各种各样的材质所构成的见证物,如书画承载信息的载体是纸张、绢麻等,其他如陶土、石材、金属等,信息是附着于这些载体之上的纹饰、图案、造型、功能、工艺等等,而这种信息的表达是隐性的。博物馆展览所罗列的知识是研究者对隐性信息进行解读之后,传递给公众的。当时代久远以后,某些物品、事件已经从人类整体记忆所中失去了,公众又该如何去认知它?在考古工作里面有很多出土物没法解释,或者有很多解释,这是因为人类集体记忆中已经没有了对这件器物的记录了,只有靠专家、学者去研究,但是研究者对此的认识也是千差万别,博物馆把哪一个认知传递给公众?展览所采用的解读真的就是正确的吗?博物馆的研究者毕竟是社会中极小的群体,其认知也会受专业、眼界、信仰等主观因素的限制,而社会公众却是社会总知识集的承受、传袭、研究、发现、发明者,透过对博物馆收藏的见证物研究,社会公众能够填补、纠正、完善社会总知识集。

如果藏品管理信息系统不向策展人开放,藏品记录不但不能及时得到策展人反馈的藏品展览记录,造成记录不完整,更重要的是策展人得不到真实的、全面的藏品信息,看不到其他学科对藏品的研究成果,又怎能构思出学术严谨、知识体系完整的展览呢?只好去比拼展陈形式、装饰造型、新奇技术、展品稀缺性等外在条件。因为我们不能苛求策展人是全才,即懂艺术,又懂历史学、考古学、心理学、文物保护技术、安全防范技术等,而是要通过藏品管理信息系统向策展人提供集合了多学科共同研究成果的藏品资源,使得博物馆生产精神文化产品的生产线链条完整,各司其职,各尽其能。

5.图书档案服务与资源管理
图书、档案管理是许多博物馆具有的内部业务功能,各大型博物馆更是不可或缺。博物馆中的图书馆一般是专业图书馆,所藏图书基本是围绕本馆业务所需进行庋藏。《博物馆藏品信息指标著录规范》中规定的指标项,如“研究论著题名”、“研究论著类型”、“研究论著情况”、“研究论著详细内容”、“声像资料名称”、“声像资料编号”、“声像资料类别”、“声像资料情况”等都需要图书档案管理部门长期持续性跟踪提供。不仅如此,很多博物馆收集的图书、档案中有一部分是古籍珍本、善本、孤本,成为了文物藏品,更需要专业从事图书档案研究的部门来进行藏品管理信息指标项的著录与完善。

6.文创服务与资源管理
文创是目前各博物馆所重视的业务,因为在很多博物馆看来文创产品是目前技术条件下博物馆展品/展览与观众之间实现跨时空互动、“把博物馆带回家”的一种好办法。笔者反对将文创产业弱化成撷取了部分文物元素甚至是简单粗暴仿制的旅游纪念品产业,但仅就这些被冠以“文创产品”的旅游纪念品本身而言,也远远承担不了“把博物馆带回家”的重任。

走入博物馆参观并购买这些纪念品的观众的购买行为大部分都属于即时冲动型消费,基本出于“好玩、可爱、少见、便宜、别处没有”等消费心理,大部分观众不具备陌生的历史文化知识储备,也不从事与博物馆有关工作,因而也缺乏独自求知探索的欲望,因而走出博物馆后这些纪念品的很快就蒙尘一隅,或弃之如敝履。

为了真正实现把博物馆带回家的愿望,就需要开放藏品管理信息系统,在它的支持下建立起文创产品信息资源平台向公众开放,使公众能够在博物馆之外通过网络以一定的方式搜索查询到这些纪念品的源头——文物藏品信息,了解到历史长河中这些器物的发展源流,及其对我们现实生活的影响。

7.社会服务与资源管理
社会服务是博物馆实现社会价值的重要功能,包括了展览讲解、活动实施、宣传推广等多项内容,这些内容都离不开展览和文物,也就离不开藏品信息。当今博物馆从事社会服务工作的绝大多数是年轻人,他们有热情、有精力、有想像力,但他们缺少专业训练和经验积累,文物知识储备不丰富,因而也就限制了他们能力的发挥和成长的速度,导致博物馆人才青黄不接。由于藏品管理信息系统的不开放,导致出现了年轻的讲解员要在公共网络上搜寻本馆藏品信息或者快速记录本馆专家讲解内容再整理成讲解词的可悲局面。

三.藏品管理信息系统的开放建设方法
为了达到藏品管理信息系统的开放应用之目的,在建立系统时需要遵循以下几个原则:

1.统一设计
统一设计是保障系统今后能够得到充分、合理、安全、高效利用的前提。统一设计不仅要完全遵守相关的行业标准、规范,还要完整纳入博物馆已有的各个专业应用需求,并且为今后的发展留有空间。如严格遵循《博物馆藏品信息指标著录规范》、《博物馆藏品二维影像的拍摄规范》等标准的要求,还要扩展其不包含但又需要的数据,如VR数据、3D点云数据、360o环景数据等。

2.分层管理
分层管理就是建立起数据的层级管理,分为基础数据录入/编辑层、审核/校验层、入库管理层、数据管理层和利用层,每一层各有权限和职责,互不交叉,其目的在于保障数据的准确和安全利用。

3.专业归口
将囊括藏品方方面面专业内容的指标项按专业归类、切割,形成由总平台统一控制的集散体系,各个专业在自己的子平台上随着认识的不断深入,而持续著录相关的指标项,并可以在总平台所提供的其他专业资源的基础上形成自己的专业研究应用系统。

4.集中审核
为了保证数据的准确性,由各个子平台按照专业要求和藏品信息资源著录规范分别审核所著录的内容,并由总平台完成入库前的最终审核。

5.合理备份
备份是为了保障数据的安全,不会因保管不善、设备故障、技术原因等产生对数据的破坏。任何一个管理信息系统中最珍贵的是数据资源而不是设备,因此设计合理的备份策略是建立安全的管理信息系统中不可违背的原则。

6.保密控制
虽然本文倡导建立开放的藏品管理信息系统,但由于现实的安全需要,藏品信息资源著录指标项中的一小部分内容,如“入藏库房”、“存放方位”、“事故”等还是需要严加控制,以避免宵小觊觎,或引起非专业性的认知误会。

对于已建成的藏品管理信息系统在改造成开放应用体系时,除了以上几点外还需要注意的是充分安全地将程序与数据剥离开来,遵循标准和统一性原则,设计开发适用于各个相关专业的基础著录平台,逐步补充完善专业内容。


博物馆是一个由多学科、多专业组成的一个有机体,不能由少数部门或应用系统垄断或阻断了整体资源或信息流动,只有合理规划、连接、疏通、开放信息资源,博物馆才有可能在信息技术的推动下呈现新的发展活力,否则,信息技术反而有可能成为割裂体系、加剧信息孤岛现象的助推器。

在本文中,笔者只是列举了需要开放藏品管理信息系统的几个方面,智慧博物馆的建设更是需要这样的开放,这一环节的缺失就如同出现了中枢神经阻断,何以奢谈智慧的形成。这种开放不是单向的,而是藏品管理部门开放藏品的基础信息,同时又从各个专业部门获取专业信息,完善并持续补充专业内容,而这些专业内容不是仅凭藏品保管部门一己之力就可以完成的,只有这样,博物馆的部门间合作才能真正得以实现,才能够向社会提供更高质量的精神文化产品和服务。


[本日志由 张小朋 于 2017-03-10 11:08 PM 编辑]
文章来自: 本站原创
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评论: 3 | 查看次数: 1484
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张小朋 [2017-10-02 02:30 PM]
请联络南京博物院办公室:025-84807923
徐刘翔 [2017-09-26 02:31 PM]
张老师,您好,我是媒体公司,实在不好意思打扰您,我想找下咱们南博院负责媒体推广相关部门人员的电话!谢谢您
xin [2017-06-29 03:30 PM]
张先生总是在引领行业发展的方向,敬佩!
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